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1 目的
    為規(guī)范中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)各分支機(jī)構(gòu)的組團(tuán)出訪等事宜，制定本規(guī)定。

2  適用范圍
    本規(guī)定適用于協(xié)會(huì)各分支機(jī)構(gòu)以協(xié)會(huì)和分支機(jī)構(gòu)名義組團(tuán)出國(guó)參加會(huì)議、訪問(wèn)、交流和參展等。

3  基本原則
    3.1 分支機(jī)構(gòu)組團(tuán)出訪應(yīng)從事與汽車行業(yè)及本小行業(yè)業(yè)務(wù)密切相關(guān)的活動(dòng)。原則上，分支機(jī)構(gòu)不組織、不參加與汽車行業(yè)無(wú)關(guān)的團(tuán)組出訪。
    3.2 分支機(jī)構(gòu)不得替其他單位出訪組團(tuán)。遇特殊情況的，須事先報(bào)告協(xié)會(huì)秘書處并經(jīng)會(huì)員服務(wù)部、國(guó)際合作部審核報(bào)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后按程序辦理。

4  基本要求
    4.1 各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)擬訂年度組團(tuán)出訪計(jì)劃，并按計(jì)劃實(shí)施。原則上，出訪前六個(gè)月，須向協(xié)會(huì)秘書處提交申請(qǐng)報(bào)告。
    4.2 出訪內(nèi)容須與本行業(yè)的業(yè)務(wù)密切相關(guān)。
    4.3 出訪負(fù)責(zé)人原則上由協(xié)會(huì)指派，或由組團(tuán)的分支機(jī)構(gòu)秘書長(zhǎng)（理事長(zhǎng)）擔(dān)任。
    4.4 出訪人數(shù)原則上不超過(guò)20人。
    4.5 出訪時(shí)間原則上不超過(guò)10天。
    4.6 出訪頻次每個(gè)分支機(jī)構(gòu)每年不得超過(guò)2次。
    4.7 費(fèi)用問(wèn)題原則上由出訪團(tuán)組自行解決，必要時(shí)由出訪分支機(jī)構(gòu)的會(huì)費(fèi)進(jìn)行補(bǔ)貼。 
    4.8 原則上以公務(wù)形式組團(tuán)出國(guó)。
    4.9 出訪結(jié)束后的半個(gè)月內(nèi)，由負(fù)責(zé)人向協(xié)會(huì)秘書處提交出訪總結(jié)報(bào)告。

5  組團(tuán)出訪申報(bào)流程
    5.1 由出訪分支機(jī)構(gòu)提前半年時(shí)間向協(xié)會(huì)秘書處提出出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告。
    5.2會(huì)員服務(wù)部負(fù)責(zé)受理出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告，分管秘書長(zhǎng)初審。
    5.3 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核經(jīng)費(fèi)的落實(shí)。
    5.4 國(guó)際合作部、分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核。
    5.5 國(guó)際合作部起草出國(guó)任務(wù)請(qǐng)示報(bào)告，報(bào)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。
    5.6 秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)出國(guó)任務(wù)請(qǐng)示報(bào)告。
    5.7 國(guó)際合作部負(fù)責(zé)向上級(jí)有關(guān)部門申請(qǐng)出國(guó)任務(wù)書。
    5.8 會(huì)員服務(wù)部負(fù)責(zé)回復(fù)申報(bào)出國(guó)的分支機(jī)構(gòu)。
    5.9 辦理出國(guó)手續(xù)。
    5.10 完成出國(guó)的后續(xù)工作。

6  其他未盡事宜按《中汽協(xié)會(huì)關(guān)于外事活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定》及國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

附件：
    一、出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告基本內(nèi)容
    二、《中汽協(xié)會(huì)關(guān)于外事活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定》

附件一：

出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告基本內(nèi)容

1、出訪類別：參加國(guó)際會(huì)議（附會(huì)議通知）、訪問(wèn)、參展或其他
    2、出訪目的和任務(wù)
    3、團(tuán)組性質(zhì)：因公參加團(tuán)組活動(dòng)、因私參加團(tuán)組活動(dòng)
    4、出訪的國(guó)家或地區(qū)
    5、出訪的詳細(xì)行程: 包括日程安排和會(huì)議議程等
    6、出訪日期、出訪天數(shù)
    7、說(shuō)明費(fèi)用由誰(shuí)承擔(dān)及財(cái)務(wù)預(yù)算
    8、出訪團(tuán)長(zhǎng)的確認(rèn)
    9、接待單位的邀請(qǐng)函。基本內(nèi)容包括：使用有邀請(qǐng)單位抬頭的公文紙、單位名稱、地址、電話及傳真號(hào)碼，被邀請(qǐng)人姓名、職務(wù)、確切的出訪目的、具體的出訪時(shí)間和停留期限、國(guó)外所需的費(fèi)用由誰(shuí)承擔(dān)，邀請(qǐng)單位的負(fù)責(zé)人親筆簽名等
    10、人員名單（含出生年月日、出生地、工作單位、職務(wù)∕職稱）

附件二：

中汽協(xié)會(huì)關(guān)于外事活動(dòng)的有關(guān)規(guī)定

1 目的 
    為統(tǒng)一、規(guī)范中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)的外事活動(dòng)，制定本規(guī)定。
    2 適用范圍 
    本規(guī)定適用于協(xié)會(huì)出國(guó)參加國(guó)際多邊和雙邊會(huì)議，出國(guó)訪問(wèn)、參展的人員；在國(guó)內(nèi)，協(xié)會(huì)同其他國(guó)家協(xié)會(huì)、企業(yè)、機(jī)構(gòu)間的會(huì)議和交流活動(dòng)。
    3 職責(zé)
    國(guó)際合作部是外事活動(dòng)的歸口部門。負(fù)責(zé)出國(guó)團(tuán)組的組織和審核，國(guó)內(nèi)外事活動(dòng)的組織和審批。
    4 基本原則
    4.1 協(xié)會(huì)人員不組織，原則上不參加與汽車行業(yè)無(wú)關(guān)的團(tuán)組。
    4.2 協(xié)會(huì)各部門不得替其它單位組團(tuán)。遇特殊情況的，須事先報(bào)告并經(jīng)國(guó)際合作部審核報(bào)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)后按程序辦理。
    4.3 國(guó)內(nèi)的外事活動(dòng)，由國(guó)際合作部統(tǒng)一安排，需報(bào)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)的，由國(guó)際合作部負(fù)責(zé)報(bào)批。
    5 出國(guó)基本要求
    5.1以公務(wù)形式組團(tuán)出國(guó)的應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)出國(guó)團(tuán)組的各項(xiàng)規(guī)定。
    5.2 所有出國(guó)團(tuán)組（協(xié)會(huì)組團(tuán)或參加外單位團(tuán)組）必須做到；
    a)出國(guó)目的明確，出國(guó)任務(wù)落實(shí)；
    b)出國(guó)行程落實(shí)；
    c)出國(guó)的活動(dòng)安排落實(shí)；
    d)出國(guó)經(jīng)費(fèi)落實(shí)；
    e)出國(guó)團(tuán)組的翻譯落實(shí)；
    f)以公務(wù)形式組團(tuán)的團(tuán)組，團(tuán)長(zhǎng)必須持因公護(hù)照。
    6 出國(guó)流程
    6.1 由各部門提出出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告。
    6.2 出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告，部門主任及分管秘書長(zhǎng)初審。
    6.3 國(guó)際合作部對(duì)出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告進(jìn)行審核。
    6.4 國(guó)際合作部起草出國(guó)任務(wù)請(qǐng)示報(bào)告，報(bào)秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)。
    6.5 秘書長(zhǎng)批準(zhǔn)出國(guó)任務(wù)請(qǐng)示報(bào)告。
    6.6 辦理出國(guó)手續(xù)。
    6.7 完成出國(guó)的后續(xù)工作。
    7 出國(guó)手續(xù)的辦理 
    7.1 出國(guó)人員提交的出國(guó)任務(wù)申請(qǐng)報(bào)告，至少包括以下內(nèi)容：
    a) 出訪類別：參加國(guó)際會(huì)議（附會(huì)議通知）、訪問(wèn)、參展、或其它；
    b) 出訪目的和任務(wù)；
    c) 團(tuán)組性質(zhì)：因公參加團(tuán)組活動(dòng)、因私參加團(tuán)組活動(dòng)；
    d) 出訪的國(guó)家；
    e) 出訪的詳細(xì)行程: 包括日程安排和會(huì)議議程等；
    f) 出訪日期、出訪天數(shù)；
    g) 說(shuō)明費(fèi)用由誰(shuí)承擔(dān)，及財(cái)務(wù)預(yù)算；
    7.2 由協(xié)會(huì)組團(tuán)的，國(guó)際合作部負(fù)責(zé)辦理出國(guó)手續(xù)（不包括因私護(hù)照），團(tuán)組人員應(yīng)給予配合。
    7.3 參加其他單位團(tuán)組出國(guó)的，國(guó)際合作部負(fù)責(zé)辦理出國(guó)手續(xù)（不包括因私護(hù)照），團(tuán)組人員應(yīng)給予配合。
    7.4 以私人護(hù)照形式出國(guó)訪問(wèn)、交流、參展的，由出國(guó)人員自行辦理出國(guó)手續(xù)，國(guó)際合作部給予必要的協(xié)助。
    8 出國(guó)的后續(xù)工作
    出國(guó)人員回國(guó)后應(yīng)向國(guó)際合作部上交有關(guān)資料；應(yīng)在15個(gè)工作日內(nèi)寫出總結(jié)報(bào)告并上報(bào)國(guó)際合作部。
    8.1 國(guó)際合作部對(duì)總結(jié)報(bào)告審查處理后上網(wǎng)，使協(xié)會(huì)員工了解情況。
    9 國(guó)內(nèi)活動(dòng)要求
    9.1 協(xié)會(huì)會(huì)見(jiàn)其他國(guó)家協(xié)會(huì)、外資企業(yè)、國(guó)外機(jī)構(gòu)的人員或召開(kāi)國(guó)際間會(huì)議，應(yīng)至少在三個(gè)工作日前填寫國(guó)內(nèi)外事會(huì)見(jiàn)單（見(jiàn)附件1）或國(guó)內(nèi)外事會(huì)議單（見(jiàn)附件2）。
    9.2 外事會(huì)見(jiàn)
    9.2.1 外賓要求拜訪中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)
    9.2.1.1 中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)秘書處各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，各部門安排會(huì)見(jiàn)外賓均須填寫國(guó)內(nèi)外事活動(dòng)申報(bào)單，由國(guó)際合作部安排會(huì)見(jiàn)外賓的，由國(guó)際合作部填寫外事活動(dòng)申報(bào)單（見(jiàn)附件1.2）。
    9.2.1.2 當(dāng)來(lái)訪單位同級(jí)人員直接與秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)聯(lián)系時(shí)，秘書長(zhǎng)或副秘書長(zhǎng)應(yīng)及時(shí)通知國(guó)際合作部與對(duì)方相應(yīng)部門聯(lián)系，由國(guó)際合作部安排會(huì)見(jiàn)。
    9.2.1.3 當(dāng)來(lái)訪單位下級(jí)人員直接與協(xié)會(huì)秘書長(zhǎng)或副秘書聯(lián)系時(shí)，秘書長(zhǎng)或副秘書應(yīng)告知國(guó)際合作部，由國(guó)際合作部統(tǒng)一安排會(huì)見(jiàn)。
    9.2.1.4 當(dāng)來(lái)訪單位直接與部門聯(lián)系時(shí)，部門可直接填寫國(guó)內(nèi)外事活動(dòng)申報(bào)單（見(jiàn)附件1.2）報(bào)國(guó)際合作部審核。需上報(bào)秘書長(zhǎng)的，由國(guó)際合作部報(bào)批后通知各部門。
    9.2.1.5 來(lái)訪單位與綜合管理部聯(lián)系時(shí)，由綜合管理部轉(zhuǎn)國(guó)際合作部處理。
    9.2.2 中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)要求會(huì)見(jiàn)外賓
    當(dāng)中國(guó)汽車工業(yè)協(xié)會(huì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或部門要求會(huì)見(jiàn)外賓時(shí)，應(yīng)通過(guò)國(guó)際合作部與外方聯(lián)系。
    9.3 會(huì)見(jiàn)準(zhǔn)備
    9.3.1 會(huì)見(jiàn)前，主接待部門應(yīng)做好會(huì)見(jiàn)準(zhǔn)備工作，特別是做好各類資料的準(zhǔn)備，國(guó)際合作部做好會(huì)見(jiàn)的安排工作。
    9.3.2 會(huì)見(jiàn)時(shí)應(yīng)尊重對(duì)方，使對(duì)方能充分表達(dá)來(lái)意，主接待人應(yīng)認(rèn)真聽(tīng)取對(duì)方講話，介紹我方的情況和觀點(diǎn)。雙方應(yīng)友好討論、交流。
    9.3.3 會(huì)見(jiàn)時(shí)主接待人或主接待部門應(yīng)安排記錄人員，作好記錄。
    9.3.4 外事會(huì)見(jiàn)后，參加會(huì)議的人員應(yīng)向協(xié)會(huì)主持會(huì)議和交流的部門上交資料，主接待部門或接待人應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后5個(gè)工作日內(nèi)寫出會(huì)見(jiàn)備忘錄或會(huì)見(jiàn)紀(jì)要，報(bào)國(guó)際合作部。秘書長(zhǎng)會(huì)見(jiàn)外賓的會(huì)見(jiàn)備忘錄或會(huì)見(jiàn)紀(jì)要由國(guó)際合作部撰寫。